March 17, 2023

如何優化個人品牌經營與接案工作流?

一週工作四小時|馬斯克的工作流


文 / 西打藍 Siddharam

我為什麼優化工作流?


這篇文將以自己的接案及個人品牌經營經驗,對照《一週工作四小時》一書與馬斯克的工作流方法,梳理出適合自己的工作流模式。(無受邀推書)

《一週工作四小時》提出四個步驟,讓我們縮短工作時間、增加收入,並做自己真正想做的事。這四個步驟包括:定義人生、消除雜事、自動化以及擁有選擇權。

馬斯克運用的工作流方法,則和書中相似,我會一併借鏡。

如果你也想同時處理多個專案、創業、副業、斜槓以及經營個人品牌,就讓我們一起優化工作流,充分運用整個世界。

我們開始。

一、定義人生


書中認為,每個人都應該先思考:什麼是你想要的人生?

書中說,「新富族」的生活狀態值得追求。他們花費最少工作時間,卻能獲得最高收入。這種狀態讓他們擁有充分選擇權,能夠追求自己真正想做的事業。

如果你正做著喜歡的工作,沒有被過度勞累和壓榨,同時擁有足夠收入和時間,好好享受生活,你已經是新富族的一員。

我的定義與此相似。儘管我現在有充裕、真正喜歡的案子,還會定期在社群發佈自己喜歡的文字,最近還開始製作影片、創業和合夥。但是,由於時間管理能力不夠好,許多事情的進展速度未達預期,因此我不認為自己是新富族的一員。

因此,我寫這篇文章的主要目的,是釐清自己的工作流程,以實現目標。

在進入下一步前,你也需要有自己的衡量標準,因為每個人的人生目標都不同。

二、消除雜事


在消除雜事的步驟中,作者提出兩個做法:80/20 法則和帕金森定律。

兩者都是為了提高效率。但什麼才是真正的效率?

不是在短時間內,完成大量「不重要」的事,而是專注完成真正重要的事。

相信大家都已經知道 80/20 法則,意思是 80% 成果,來自其中 20% 關鍵工作。

這個法則讓我體悟到,要找出只有我能做,且是核心關鍵的事。

例如我今年接了一個中型網站案,我在第一次開會時就提出:「請盡量減少大型會議,盡量一對一、一對二進行就好。」

結果,我大量減少溝通成本,不需要聽設計師、後端工程師討論工作細節,只專注在必要資訊就好。

而帕金森定律認為:我們會把所有的工作時間都塞滿。

大家應該都有類似的經驗:如果只給你一天時間完成一份報告,你就會在一天內完成;如果給你十天的時間,你也會花上十天時間完成。兩者效率相差極大。

最近,我在拍攝影片方面想到了一個辦法:找人對賭。如果我一週沒有發布一部影片,就要請客吃飯。

另外,我有一場線下演講在五月,過往我一定超早做準備,這次打算在前一個月開始製作簡報,而不是現在就準備。

三、自動化


這個步驟是將所有工作自動化,包括自己原本的工作也交給機器或外包處理。

以我日常的寫作為例,除了撰寫文章之外,其他細節工作,例如發佈文章、排程、設計版面等,都可以外包處理。

同樣的,以製作影片為例,除了自己對鏡頭講話之外,其他工作如處理字幕、逐字稿、設計畫面和排程,也都可以外包。

或許有人會問:「外包的費用從哪裡來?」

這時可能需要先問自己:「我已經建立好商業模式了嗎?」對於製作一支影片、發佈一篇貼文或接到一個案子,能規劃多少額度分潤?

自動化是我今年的重要目標,我時刻思考著:現在正進行的工作,是否可以外包處理?

四、擁有選擇權


最後一步是擁有自由的選擇權。

當所有工作都被自動化,且可以遠端進行時,我們就能自由選擇想要的生活方式。

可以出國旅遊、做真正有興趣的事情,甚至像作者一樣每週只工作四小時,其他時間都用來好好生活。

這是我難以想像的狀態。在創業及接案之後,我總是被無窮無盡的待辦事項包圍,常常把工作排在生活之前。

為了改變這種狀況,我開始安排「自己」有興趣的活動,優先於工作。例如我報名了瑜伽課,以及這兩週報名了三個有興趣的線下活動。

以前我會覺得這是在浪費時間,但現在因為有了這些餘裕,身心有比較放鬆了。

你可能早就知道上述道理,畢竟蠻多都不是新思維。但是,為什麼我們還沒有實踐?

我認為是因為行動與思維阻礙我們。這可以是另一篇文的主題。

下一段我們來討論馬斯克的工作方式。

馬斯克的工作流


馬斯克的工作流包括五個步驟:

1. 避免愚蠢的需求
2. 簡化流程
3. 在前兩步的基礎優化
4. 在前三步的基礎加速
5. 在完成前四步後,開始自動化

這五步驟與《一週工作四小時》的四步驟幾乎一樣。以我拍攝 YouTube 影片為例:

我把影片製作細分 20 多個步驟,包括下主標題、規劃文字腳本、分鏡、拍攝、整理素材、調整素材位置、字幕等。

在經過優化後,我發現一個個上字幕很花時間,於是使用語音轉字幕軟體。雖然轉出來的字幕只有簡體,但我發現可以匯出 SRT 檔案直接簡轉繁,減少了流程。

接著,我把擬定腳本和寫推廣文案的重複工作合併,還發現一部影片可以製作成短影片和 Podcast,一次多用。

最後,我將步驟減少到 16 個,並思考哪些是唯有我能做,哪些可以自動化、外包?我發現,只有拍攝需要我操刀,其他工作可以擬定好流程和版型後,交由外包執行。

仔細研究並實踐馬斯克的工作流後,確實能釋放大量時間,也成為我日後開啟專案時,必須不斷優化的想法。

實踐反思


在實踐外包過程中,最大的挑戰並非工具應用,而是被自己的專業與思維束縛。什麼意思?

當我把網站開發外包給他人時,原本一天能賺一萬元的收入,現在變成把錢給人賺,我則賺到時間。此時,我會選擇繼續工作一天賺取一萬元,還是外包工作?

這涉及到時間價值的議題。對台灣有錢人而言,這個問題可能很簡單,他們會毫不猶豫外包。

儘管我並不想承認,也不喜歡用這種觀點看待世界,但事實是,我們很多決策都受到金錢思維影響,並且會做出相應的選擇。

如果這篇文能提高你我 10% 的工作效率,並增加收入,就算達到我的目的了。

(日常生活與接案歷程分享都在 IG、限動:@sidd.blue




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