文 / 西打藍 Siddharam
我為什麼優化工作流？
這篇文將以自己的接案及個人品牌經營經驗，對照《一週工作四小時》一書與馬斯克的工作流方法，梳理出適合自己的工作流模式。（無受邀推書）
《一週工作四小時》提出四個步驟，讓我們縮短工作時間、增加收入，並做自己真正想做的事。這四個步驟包括：定義人生、消除雜事、自動化以及擁有選擇權。
馬斯克運用的工作流方法，則和書中相似，我會一併借鏡。
如果你也想同時處理多個專案、創業、副業、斜槓以及經營個人品牌，就讓我們一起優化工作流，充分運用整個世界。
我們開始。
一、定義人生
書中認為，每個人都應該先思考：什麼是你想要的人生？
書中說，「新富族」的生活狀態值得追求。他們花費最少工作時間，卻能獲得最高收入。這種狀態讓他們擁有充分選擇權，能夠追求自己真正想做的事業。
如果你正做著喜歡的工作，沒有被過度勞累和壓榨，同時擁有足夠收入和時間，好好享受生活，你已經是新富族的一員。
我的定義與此相似。儘管我現在有充裕、真正喜歡的案子，還會定期在社群發佈自己喜歡的文字，最近還開始製作影片、創業和合夥。但是，由於時間管理能力不夠好，許多事情的進展速度未達預期，因此我不認為自己是新富族的一員。
因此，我寫這篇文章的主要目的，是釐清自己的工作流程，以實現目標。
在進入下一步前，你也需要有自己的衡量標準，因為每個人的人生目標都不同。
二、消除雜事
在消除雜事的步驟中，作者提出兩個做法：80/20 法則和帕金森定律。
兩者都是為了提高效率。但什麼才是真正的效率？
不是在短時間內，完成大量「不重要」的事，而是專注完成真正重要的事。
相信大家都已經知道 80/20 法則，意思是 80% 成果，來自其中 20% 關鍵工作。
這個法則讓我體悟到，要找出只有我能做，且是核心關鍵的事。
例如我今年接了一個中型網站案，我在第一次開會時就提出：「請盡量減少大型會議，盡量一對一、一對二進行就好。」
結果，我大量減少溝通成本，不需要聽設計師、後端工程師討論工作細節，只專注在必要資訊就好。
而帕金森定律認為：我們會把所有的工作時間都塞滿。
大家應該都有類似的經驗：如果只給你一天時間完成一份報告，你就會在一天內完成；如果給你十天的時間，你也會花上十天時間完成。兩者效率相差極大。
最近，我在拍攝影片方面想到了一個辦法：找人對賭。如果我一週沒有發布一部影片，就要請客吃飯。
另外，我有一場線下演講在五月，過往我一定超早做準備，這次打算在前一個月開始製作簡報，而不是現在就準備。
三、自動化
這個步驟是將所有工作自動化，包括自己原本的工作也交給機器或外包處理。
以我日常的寫作為例，除了撰寫文章之外，其他細節工作，例如發佈文章、排程、設計版面等，都可以外包處理。
同樣的，以製作影片為例，除了自己對鏡頭講話之外，其他工作如處理字幕、逐字稿、設計畫面和排程，也都可以外包。
或許有人會問：「外包的費用從哪裡來？」
這時可能需要先問自己：「我已經建立好商業模式了嗎？」對於製作一支影片、發佈一篇貼文或接到一個案子，能規劃多少額度分潤？
自動化是我今年的重要目標，我時刻思考著：現在正進行的工作，是否可以外包處理？
四、擁有選擇權
最後一步是擁有自由的選擇權。
當所有工作都被自動化，且可以遠端進行時，我們就能自由選擇想要的生活方式。
可以出國旅遊、做真正有興趣的事情，甚至像作者一樣每週只工作四小時，其他時間都用來好好生活。
這是我難以想像的狀態。在創業及接案之後，我總是被無窮無盡的待辦事項包圍，常常把工作排在生活之前。
為了改變這種狀況，我開始安排「自己」有興趣的活動，優先於工作。例如我報名了瑜伽課，以及這兩週報名了三個有興趣的線下活動。
以前我會覺得這是在浪費時間，但現在因為有了這些餘裕，身心有比較放鬆了。
你可能早就知道上述道理，畢竟蠻多都不是新思維。但是，為什麼我們還沒有實踐？
我認為是因為行動與思維阻礙我們。這可以是另一篇文的主題。
下一段我們來討論馬斯克的工作方式。
馬斯克的工作流
馬斯克的工作流包括五個步驟：
1. 避免愚蠢的需求
2. 簡化流程
3. 在前兩步的基礎優化
4. 在前三步的基礎加速
5. 在完成前四步後，開始自動化
這五步驟與《一週工作四小時》的四步驟幾乎一樣。以我拍攝 YouTube 影片為例：
我把影片製作細分 20 多個步驟，包括下主標題、規劃文字腳本、分鏡、拍攝、整理素材、調整素材位置、字幕等。
在經過優化後，我發現一個個上字幕很花時間，於是使用語音轉字幕軟體。雖然轉出來的字幕只有簡體，但我發現可以匯出 SRT 檔案直接簡轉繁，減少了流程。
接著，我把擬定腳本和寫推廣文案的重複工作合併，還發現一部影片可以製作成短影片和 Podcast，一次多用。
最後，我將步驟減少到 16 個，並思考哪些是唯有我能做，哪些可以自動化、外包？我發現，只有拍攝需要我操刀，其他工作可以擬定好流程和版型後，交由外包執行。
仔細研究並實踐馬斯克的工作流後，確實能釋放大量時間，也成為我日後開啟專案時，必須不斷優化的想法。
實踐反思
在實踐外包過程中，最大的挑戰並非工具應用，而是被自己的專業與思維束縛。什麼意思？
當我把網站開發外包給他人時，原本一天能賺一萬元的收入，現在變成把錢給人賺，我則賺到時間。此時，我會選擇繼續工作一天賺取一萬元，還是外包工作？
這涉及到時間價值的議題。對台灣有錢人而言，這個問題可能很簡單，他們會毫不猶豫外包。
儘管我並不想承認，也不喜歡用這種觀點看待世界，但事實是，我們很多決策都受到金錢思維影響，並且會做出相應的選擇。
如果這篇文能提高你我 10% 的工作效率，並增加收入，就算達到我的目的了。
（日常生活與接案歷程分享都在 IG、限動：@sidd.blue）
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