February 28, 2020

帕金森定律:拖延症的發生

只要還有時間,工作就會擴展,直到用完所有時間


文 / 西打藍 Siddharam

拖延症還是發生了


自從沒有上班後,就得自主管理工作時間了,由於沒有他人安排任務給你,更沒有時程,你唯一要負責的人只有你自己。在這樣的基礎下,拖延是必然的。

例如想開張粉絲頁的打算就一直延後,另外還有研究 WordPress 的這件事,也遲遲不想動工。雖然目前每天都有如期完成一篇文章,但也有幾次拖到比較晚才動筆。

後來發現,拖延症跟帕金森定律(Parkinson's Law)有異曲同工之妙。

帕金森定律


理論是在 1958年,由英國歷史學家、政治學家西里爾·諾斯古德·帕金森發表。

他舉出一個例子,說明不同人做一件事情時,其效率差異之大:「一個忙人可以在 20 分鐘內,寄出一疊明信片。但一個無所事事的老太太,為了給外甥女寄一張明信片,可以足足花費一整天:挑明信片一小時、找眼鏡一小時、查地址半小時,開頭問候語寫了一小時。

如果時間充裕,人會放慢工作的節奏,或是增加其他的雜事,來花費掉所有的時間。

有一個朋友家裡開店,在家裡顧店時,除非有客人上門或有工作的需求,大半時間都在等待客人上門,所以他經常睡到中午才起床,然後慢慢地泡一杯咖啡品嘗滋味,滑著社交媒體上的最新貼文,等待時間過去。

相信如果是我,很可能會和朋友一樣,緩緩的把生活細節延長,讓時間過去。

組織效率低下的主因


帕金森發表的書中,也說明為何組織效率,會隨著規模膨脹而降低,而且聘僱的人數竟越來越多:

當一個不稱職的人,在不對的位置上時,他會有三個選擇:一是主動退職,把位子讓給有能力的人;二是讓有能力的人來協助他;三是聘僱兩位能力比他更差的人擔任助手。

第一條路是不可行的,這樣會喪失既有的好處與利益;第二條路也不行,因為有能力的人遲早會取代自己;第三條路是最可行的,兩個平庸的人分擔他的工作,自己還能發號司令。如果依此類推,兩個平庸的員工也會再找更平庸的人進來公司工作。

在新創公司可能沒有這種感覺,因為通常是事情太多做不完。但在傳統企業中,很容易就能找到。相信你也看過只因為年資高,而且能力跟工作不匹配,但卻領著高薪的主管。而其主要的產出,通常是在管理下屬、溝通與繁瑣的會議上。

拖延症是正常的心理作用


在回過頭來談人的拖延情況。

社會心理學家,霍爾沃森博士曾表示,造成拖延症的兩個主要心理作用:分別是目標影像變大效應(Goal looms larger effect)以及計劃謬誤(Planning fallacy)。

目標影像變大效應是指,當目標時程接近時,你才會想要去完成它。如果目標離你太遠,你會轉向完成其他更接近的目標。

計劃謬誤是指,當我們在預估工作時程時,經常會以過去的最佳經驗作為判斷,而忽略了其他因素,例如臨時任務、夥伴離職、諸多會議等。

要解決問題的話,博士也有兩項建議:一是把目標任務拆小,原本需要三個月才能完成的任務,可以拆分成數個小任務,其各別花費的時間就能以天來計算;二則是以最可能及最悲觀的情況,來預估時間。

自我經驗


以自己來說,我會用待辦事項的工具,來規定自己每日要完成的任務,並且透過勾選完成這個動作,來激勵自己。

而大的任務都會被拆解為每日小任務,只需要幾分鐘或幾小時就能夠完成,才不會因負擔太重而遲遲不開始。

目前來說,我認為激勵的手段很有效,我會非常想把每日的事項完成,甚至是先前沒有完成的項目,也想盡快解決。

至今為止發現,自己的瓶頸在於,面對無法評估解決時間,以及未知感太重的項目,會有排斥感,例如前面提到的粉絲團及 WordPress 研究。博士對此的建議是,將困難的目標設定的更簡單一些,接下來我會嘗試看看。但我想,完成這種難度較高的任務,成就感也會更大吧。




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